Hướng dẫn nhận hóa đơn GTGT khi mua hàng hóa

Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, nhiều người thắc mắc về cách nhận hóa đơn GTGT và sự khác biệt với hóa đơn đỏ. Thực tế, hóa đơn GTGT và hóa đơn đỏ là một, không có sự khác biệt về mặt pháp lý.

Cả hai đều được cấp bởi cơ quan thuế và có giá trị pháp lý như nhau. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách nhận hóa đơn GTGT khi mua hàng hóa, giải thích các loại hóa đơn hiện nay và quy trình nhận hóa đơn điện tử mới nhất năm 2026.

Hóa đơn GTGT và hóa đơn đỏ khác nhau như thế nào?

Sự giống nhau về mặt pháp lý giữa hóa đơn GTGT và hóa đơn đỏ

Hóa đơn GTGT và hóa đơn đỏ thực chất là một loại hóa đơn. Cả hai đều được cấp bởi cơ quan thuế theo mẫu chuẩn của Bộ Tài chính. Giá trị pháp lý của chúng hoàn toàn như nhau – đều có thể dùng để kê khai thuế, làm chứng từ kế toán và chứng minh giao dịch mua bán.

Sự khác biệt chỉ nằm ở tên gọi dân gian. Tên “hóa đơn đỏ” xuất phát từ màu đỏ của chữ số trên mẫu hóa đơn cũ, trong khi “hóa đơn GTGT” là tên gọi chính thức theo quy định thuế giá trị gia tăng.

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, hóa đơn GTGT là chứng từ pháp lý quan trọng để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật. Cơ quan thuế không phân biệt giữa “hóa đơn đỏ” và “hóa đơn GTGT” – đây chỉ là cách gọi khác nhau của cùng một loại hóa đơn.

Nguồn gốc tên gọi hóa đơn đỏ

Tên gọi “hóa đơn đỏ” là cách gọi dân gian phổ biến ở Việt Nam. Nó xuất phát từ màu đỏ của chữ số in trên mẫu hóa đơn giấy truyền thống. Khi nhìn vào hóa đơn, người ta thấy các con số in màu đỏ nổi bật trên nền trắng, từ đó hình thành cách gọi thân thuộc này.

Tuy nhiên, về mặt pháp lý, cơ quan thuế chỉ công nhận tên gọi “hóa đơn GTGT” và không có sự phân biệt nào giữa hai tên gọi này. Việc sử dụng tên “hóa đơn đỏ” chỉ mang tính chất dân gian và không được quy định trong các văn bản pháp luật về thuế.

Các loại hóa đơn GTGT hiện nay

Phân loại hóa đơn GTGT theo mẫu chuẩn

• Hóa đơn chưa có thuế GTGT: Dùng cho các giao dịch không chịu thuế GTGT như xuất khẩu, viện trợ, hoặc các mặt hàng được miễn thuế. Loại này thường được sử dụng trong các giao dịch quốc tế hoặc các hoạt động phi lợi nhuận.
• Hóa đơn có thuế GTGT: Dùng cho các giao dịch thông thường, trong đó có thể là 0%, 5% hoặc 10% tùy loại hàng hóa/dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất trong các giao dịch nội địa.
• Hóa đơn điện tử: Là loại hóa đơn mới nhất, được lập trên máy tính và có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã được pháp luật công nhận và khuyến khích sử dụng.

Tính năng và đặc điểm của hóa đơn điện tử

• Cấp mã số để hợp lệ hóa: Mỗi hóa đơn điện tử được cấp một mã số duy nhất để xác thực. Mã số này được cơ quan thuế cấp và giúp người mua hàng có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
• Ký số hoặc ký động: Có thể được ký bằng chữ ký số của người bán hoặc chữ ký động (đối với một số trường hợp đặc biệt). Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn và chống giả mạo của hóa đơn.
• Lưu trữ đa dạng: Có thể lưu trữ dưới dạng file PDF, XML, JSON để tiện tra cứu và quản lý. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp với hệ thống kế toán và phần mềm quản lý.
• Gửi qua nhiều kênh: Có thể được gửi qua email, SMS, QR code hoặc tải về từ website của bên bán. Sự linh hoạt trong việc gửi nhận giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Yêu cầu cần thiết khi mua hàng cần hóa đơn GTGT

Khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ, nếu bạn cần hóa đơn GTGT để kê khai thuế hoặc làm chứng từ kế toán, bạn cần yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn GTGT thay vì hóa đơn thông thường. Các cá nhân, tổ chức (bên mua hàng) cần cung cấp đầy đủ thông tin cho bên bán như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, và các thông tin khác theo quy định.

Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc bao gồm: tên đơn vị bán hàng, tên đơn vị mua hàng, mã số thuế, địa chỉ, lý do trả lại (nếu có), số seri, ký hiệu, số thứ tự, ngày lập hóa đơn, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.

Quy trình nhận hóa đơn điện tử từ bên bán hàng

• Yêu cầu cung cấp hóa đơn điện tử: Khi thanh toán, yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy. Đây là xu hướng phát triển tất yếu trong thời đại số hóa.
• Nhận qua email/SMS: Hóa đơn điện tử có thể được gửi trực tiếp qua email hoặc tin nhắn SMS sau khi thanh toán.

  Bạn chỉ cần cung cấp địa chỉ email hoặc số điện thoại cho bên bán.

• Quét QR code: Một số cửa hàng cung cấp QR code để khách hàng tự quét và tải hóa đơn về máy. QR code chứa đường dẫn đến file hóa đơn điện tử.

• Tải về từ website: Bạn có thể đăng nhập vào cổng thông tin của bên bán để tải hóa đơn về dưới dạng file PDF hoặc XML. Các doanh nghiệp lớn thường có hệ thống tra cứu hóa đơn trực tuyến.
• Lưu trữ an toàn: Sau khi nhận được, lưu trữ hóa đơn ở nơi an toàn, có thể sao lưu trên đám mây để dễ tra cứu.

  Việc lưu trữ điện tử giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng tìm kiếm khi cần.

Hóa đơn GTGT và hóa đơn đỏ là một, không có sự khác biệt về mặt pháp lý. Khi mua hàng hóa, bạn nên yêu cầu hóa đơn điện tử để tiện lợi trong việc lưu trữ và tra cứu.

Hóa đơn điện tử không chỉ thân thiện với môi trường mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn. Để tìm hiểu thêm về các loại hóa đơn và quy trình sử dụng, bạn có thể tham khảo hóa đơn VAT trên trang web của chúng tôi.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số. Không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hóa đơn điện tử còn góp phần bảo vệ môi trường và tăng cường hiệu quả quản lý. Hãy yêu cầu hóa đơn điện tử khi mua hàng để trải nghiệm những tiện ích mà công nghệ mang lại.