Khi mua hàng hóa dịch vụ, bạn có quyền yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn đỏ để được khấu trừ thuế GTGT và hợp pháp hóa chi phí kinh doanh. Hóa đơn đỏ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định, trong đó có hóa đơn VAT theo quy định.
Quyền lợi và thủ tục nhận hóa đơn đỏ
- Bạn có quyền yêu cầu xuất hóa đơn đỏ khi mua hàng hóa dịch vụ
- Cần cung cấp mã số thuế của công ty để nhà cung cấp lập hóa đơn
- Hóa đơn đỏ giúp bạn khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hợp pháp hóa chi phí
- Nhà cung cấp có trách nhiệm xuất hóa đơn đúng mẫu số và thời hạn quy định
Bốn bước nhận hóa đơn đỏ từ nhà cung cấp
-
Kiểm tra khả năng xuất hóa đơn của nhà cung cấp – Trước khi mua, xác nhận nhà cung cấp có đủ điều kiện xuất hóa đơn đỏ hay không. Các doanh nghiệp có mã số thuế hợp lệ thường có thể xuất hóa đơn VAT.
Bạn có thể kiểm tra thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp. Nếu bạn là nhà cung cấp, bạn có thể tham khảo hướng dẫn xuất hóa đơn VAT bán hàng để đảm bảo quy trình xuất hóa đơn chính xác.
[P3] - Cung cấp thông tin mã số thuế – Bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin mã số thuế của công ty, tên doanh nghiệp, địa chỉ và các thông tin liên quan để nhà cung cấp lập hóa đơn đúng quy định. Thông tin này phải trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh để tránh sai sót khi quyết toán thuế.
-
Yêu cầu xuất hóa đơn đúng mẫu số – Khi thanh toán, yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn theo mẫu số 01GTKT hoặc 02GTKT tùy theo loại hình mua bán.
[P4]
Hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất GTGT áp dụng.
-
Lưu trữ và sử dụng đúng mục đích – Sau khi nhận hóa đơn, lưu trữ cẩn thận để phục vụ công tác kế toán và quyết toán thuế. Hóa đơn đỏ có giá trị pháp lý trong vòng 10 năm kể từ ngày lập.
[P5]
Bạn nên lưu trữ cả bản cứng và bản mềm để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất GTGT áp dụng.
Bạn nên lưu trữ cả bản cứng và bản mềm để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Thời gian nhận hóa đơn đỏ tối đa sau khi mua hàng
Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, nhà cung cấp phải xuất hóa đơn trong thời hạn tối đa 30 ngày kể từ ngày cung cấp hàng hóa/dịch vụ. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi, bạn nên yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi thanh toán.
Nếu quá 30 ngày mà chưa nhận được hóa đơn, bạn có quyền yêu cầu nhà cung cấp xuất lại và lưu giữ bằng chứng mua hàng để đối chiếu. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn nhận hóa đơn GTGT khi mua hàng hóa để hiểu rõ hơn quy trình.
Quyền lợi và trách nhiệm khi nhận hóa đơn đỏ
Ba quyền lợi chính khi nhận hóa đơn đỏ
- Được khấu trừ thuế GTGT đầu vào – Bạn có thể khấu trừ số thuế GTGT ghi trên hóa đơn để tính thuế GTGT đầu ra, giúp giảm chi phí thuế cho doanh nghiệp. Ví dụ, nếu mua hàng hóa 100 triệu đồng có thuế GTGT 10%, bạn được khấu trừ 10 triệu đồng khi tính thuế đầu ra.
- Hợp pháp hóa chi phí kinh doanh – Hóa đơn đỏ là căn cứ pháp lý để hạch toán chi phí mua hàng hóa/dịch vụ vào sổ sách kế toán. Nếu thiếu hóa đơn đỏ, bạn có thể bị từ chối công nhận chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và tăng số thuế phải nộp.
- Đủ cơ sở để quyết toán thuế – Khi cơ quan thuế kiểm tra, hóa đơn đỏ là chứng từ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của các khoản chi phí. Hóa đơn đỏ giúp bạn tự tin trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế và tránh bị phạt do thiếu chứng từ hợp lệ.
Trách nhiệm của nhà cung cấp khi xuất hóa đơn
Nhà cung cấp có trách nhiệm xuất hóa đơn đúng mẫu số, đúng thời hạn, và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin. Theo Luật Quản lý thuế, nếu nhà cung cấp không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai quy định, họ có thể bị xử phạt hành chính từ 1-5 triệu đồng. Ngoài ra, nhà cung cấp phải lưu trữ hóa đơn đã xuất trong thời hạn 10 năm để phục vụ công tác quản lý thuế và giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi nhận hóa đơn
Ba lỗi phổ biến khi nhận hóa đơn đỏ
- Nhận hóa đơn sai mẫu số – Một số nhà cung cấp có thể xuất hóa đơn sai mẫu số so với quy định, ví dụ xuất hóa đơn bán hàng hóa khi thực tế là cung cấp dịch vụ. Lỗi này có thể khiến bạn không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Bạn cần kiểm tra kỹ mẫu số hóa đơn và yêu cầu xuất lại nếu sai.
- Thiếu thông tin mã số thuế – Hóa đơn thiếu thông tin mã số thuế của người mua là lỗi phổ biến, đặc biệt khi mua hàng từ các cá nhân kinh doanh. Nếu thiếu thông tin này, bạn sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Luôn yêu cầu nhà cung cấp điền đầy đủ thông tin mã số thuế của công ty bạn.
- Không yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi mua hàng – Nhiều doanh nghiệp quên yêu cầu xuất hóa đơn hoặc để quá lâu mới yêu cầu, dẫn đến khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý chứng từ. Bạn nên yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi thanh toán để đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin.
Phải làm gì khi không nhận được hóa đơn đúng hạn
Khi quá 30 ngày kể từ ngày mua hàng mà chưa nhận được hóa đơn, bạn cần thực hiện các bước sau: Đầu tiên, liên hệ ngay với nhà cung cấp để nhắc nhở và yêu cầu xuất hóa đơn. Nếu nhà cung cấp vẫn không xuất hóa đơn, bạn có quyền từ chối thanh toán hoặc yêu cầu hoàn tiền. Lưu giữ tất cả bằng chứng mua hàng như hợp đồng, phiếu thu, biên bản giao nhận hàng hóa để làm căn cứ đối chiếu.
Trong trường hợp cần thiết, bạn có thể khiếu nại lên cơ quan thuế địa phương để được hỗ trợ giải quyết. Bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn xử lý lỗi hóa đơn đối quy đổi để hiểu rõ hơn quyền lợi của mình.
Bạn có quyền từ chối nhận hàng nếu nhà cung cấp không xuất hóa đơn đỏ đúng quy định. Luôn yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi thanh toán để bảo vệ quyền lợi của mình và đảm bảo tính hợp pháp của các khoản chi phí kinh doanh.
