Xuất hóa đơn đỏ bán hàng – Quy trình chi tiết năm 2026

Xuất hóa đơn đỏ khi bán hàng hóa, dịch vụ là thủ tục bắt buộc theo quy định của Luật Quản lý Thuế năm 2019. Năm 2026, quy trình này được thực hiện theo mẫu 01GTKT/01/01 ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC, với 3 bước chính: lập tờ khai, ký số và phát hành. Việc xuất hóa đơn đỏ đúng quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch và thuận lợi cho việc quyết toán thuế.

Quy trình xuất hóa đơn đỏ khi bán hàng hóa dịch vụ

Quy trình xuất hóa đơn đỏ năm 2026 được thực hiện theo mẫu 01GTKT/01/01 ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Quy trình này gồm 3 bước chính, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch thương mại.

Bước 1: Lập tờ khai hóa đơn đỏ theo mẫu 01GTKT

Tờ khai hóa đơn đỏ mẫu 01GTKT/01/01 là văn bản quan trọng nhất trong quy trình xuất hóa đơn. Mẫu này được ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC và có hiệu lực từ ngày 1/4/2022, thay thế các mẫu hóa đơn cũ.

• Mẫu số: 01GTKT/01/01 – Hóa đơn GTGT mẫu 01 ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC

• Thông tin bắt buộc: tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT (10% hoặc 5%), tổng tiền

• Yêu cầu ký và đóng dấu: cần có chữ ký và đóng dấu của người bán trước khi phát hành

• Thời gian lập: phải lập trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ

Bước này yêu cầu điền chính xác tất cả thông tin để tránh sai sót khi ký số. Người bán cần kiểm tra kỹ tên hàng hóa, số lượng, đơn giá và thuế suất trước khi hoàn tất tờ khai — xuất hóa đơn GTGT bán hàng.

Bước 2: Ký số và phát hành hóa đơn đỏ

Sau khi hoàn tất tờ khai, người bán thực hiện ký số bằng chữ ký số đã được cấp. Hệ thống tự động tạo mã số hóa đơn duy nhất và in mã vạch lên tem. Quy trình ký số đảm bảo tính xác thực và ngăn chặn việc làm giả hóa đơn.

Sau khi ký số thành công, hóa đơn được phát hành cho người mua trong vòng 24 giờ. Người mua cần kiểm tra thông tin trên hóa đơn trước khi thanh toán, đặc biệt là mã số hóa đơn và mã vạch để đảm bảo tính hợp lệ.

Trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn đỏ khi bán hàng

Theo quy định của Luật Quản lý Thuế, có nhiều trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn đỏ khi bán hàng hóa, dịch vụ. Việc này đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và thuận lợi cho việc kê khai thuế.

Bán hàng hóa và dịch vụ có thuế GTGT

Các giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ có thuế GTGT là trường hợp phổ biến nhất yêu cầu xuất hóa đơn đỏ. Điều này áp dụng cho hầu hết các hoạt động thương mại trong nền kinh tế, bao gồm cả hóa đơn VAT dịch vụ.

• Hàng hóa chịu thuế GTGT: bán các mặt hàng có thuế suất 10% hoặc 5% theo quy định

• Dịch vụ có thuế GTGT: vận tải, lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ tài chính

• Xây dựng và lắp đặt: thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị, chuyển nhượng bất động sản

• Giá trị giao dịch: hàng hóa có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên

Các trường hợp này bắt buộc phải xuất hóa đơn đỏ để đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch và thuận lợi cho việc kê khai thuế GTGT đầu ra.

Hàng hóa xuất khẩu và giao dịch đặc biệt

Hàng hóa xuất khẩu cần có hóa đơn đỏ để hoàn thuế GTGT theo quy định. Đây là thủ tục bắt buộc giúp doanh nghiệp được hoàn lại thuế đã nộp khi mua nguyên vật liệu sản xuất hàng xuất khẩu.

Các giao dịch với đơn vị có thuế GTGT như doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cũng yêu cầu xuất hóa đơn đỏ. Điều này đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và thuận lợi cho việc kê khai thuế của cả hai bên.

Mẫu hóa đơn đỏ mới nhất năm 2026 và cách điền

Mẫu hóa đơn đỏ mới nhất năm 2026 vẫn theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC. Mẫu này có nhiều cải tiến về bảo mật và dễ dàng tra cứu thông tin.

Mẫu số 01GTKT/01/01 ban hành kèm Thông tư 78/2021/TT-BTC

Mục trên hóa đơn	Mô tả chi tiết
Tên đơn vị bán hàng	Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Tên hàng hóa/dịch vụ	Tên gọi chính xác, đơn vị tính, số lượng
Đơn giá và thành tiền	Đơn giá chưa có thuế, thành tiền chưa có thuế
Thuế suất GTGT	10% hoặc 5% tùy loại hàng hóa/dịch vụ
Tổng tiền thanh toán	Tổng tiền bao gồm cả thuế GTGT
Mã số hóa đơn	Mã số duy nhất do hệ thống tự động tạo
Ký số và mã vạch	Chữ ký số của người bán, mã vạch in trên tem

Mẫu hóa đơn đỏ mới có nhiều cải tiến về bảo mật và dễ dàng tra cứu thông tin. Mã vạch in trên tem giúp người mua dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn qua các ứng dụng tra cứu thuế.

Cách điền hóa đơn đỏ đúng quy định và tránh sai sót

Việc điền hóa đơn đỏ đúng quy định rất quan trọng để tránh sai sót và rắc rối về sau. Dưới đây là các lỗi thường gặp và cách khắc phục.

• Kiểm tra thông tin: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá trước khi ký

• Xác nhận thuế suất: đảm bảo đúng quy định (10% hoặc 5%)

• Lưu giữ bản chính: giữ lại bản chính để đối chiếu và quyết toán thuế

• Thời hạn phát hành: phát hành trong vòng 24 giờ kể từ khi ký

• Tra cứu tính hợp lệ: sử dụng mã vạch để kiểm tra trên hệ thống

Các lỗi thường gặp khi điền hóa đơn đỏ bao gồm sai tên hàng hóa, nhầm thuế suất, hoặc quên ký số. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên kế toán để tránh những sai sót này.

Việc xuất hóa đơn đỏ đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch mà còn giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc kê khai và quyết toán thuế. Hãy lưu trữ hóa đơn an toàn theo quy định, có thể sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần.