Hơn 700.000 doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử, tiết kiệm 60-70% chi phí so với hóa đơn giấy theo Tổng cục Thuế. Hóa đơn điện tử là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật.
- Tiết kiệm 60-70% chi phí so với hóa đơn giấy
- Quy trình đơn giản gồm 5 bước chính
- Có 6 nhà cung cấp lớn với chi phí từ 300.000 – 1.000.000 VND/năm
- Bắt buộc từ ngày 01/11/2020 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Quy trình mua hóa đơn điện tử – 5 bước cần biết
Chuẩn bị hệ thống và phần mềm quản lý – bước đầu tiên
Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật:
- Hệ thống kế toán đã được thiết lập và vận hành ổn định
- Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử tương thích với hệ thống hiện tại
- Điều kiện doanh nghiệp: có mã số thuế, hoạt động hợp pháp
- Kết nối internet ổn định để truyền nhận dữ liệu
Ký hợp đồng và ký số với nhà cung cấp
Sau khi chuẩn bị xong hệ thống, doanh nghiệp cần:
- Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với quy mô và nhu cầu
- Ký hợp đồng với nhà cung cấp hóa đơn điện tử
- Đăng ký dịch vụ chữ ký số (khoảng 1.000.000 – 2.000.000 VND/năm)
- Cài đặt và tích hợp phần mềm với hệ thống kế toán
Thông báo phát hành và bắt đầu sử dụng
Các bước cuối cùng để đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng:
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
- Đào tạo nhân viên kế toán và nhân viên bán hàng
- Thiết lập quy trình phát hành và quản lý hóa đơn
- Bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng
Lợi ích và chi phí khi chuyển sang hóa đơn điện tử
Tiết kiệm chi phí – 60-70% so với hóa đơn giấy
So sánh chi phí giữa hai loại hóa đơn:
- Chi phí in ấn: Hóa đơn điện tử = 0 đồng, hóa đơn giấy = 500-1.000 đồng/số
- Chi phí vận chuyển: Hóa đơn điện tử = 0 đồng, hóa đơn giấy = 2.000-5.000 đồng/số
- Chi phí lưu trữ: Hóa đơn điện tử = 0 đồng, hóa đơn giấy = 1.000.000-5.000.000 đồng/năm
- Chi phí nhân công: Hóa đơn điện tử giảm 50% thời gian xử lý
Chi phí hàng năm và các khoản phí liên quan
Bảng so sánh chi phí các nhà cung cấp:
| Nhà cung cấp | Chi phí/năm | Phí ký số | Phí phát hành |
|---|---|---|---|
| VNPT Invoice | 500.000 – 800.000 | 1.000.000 | Miễn phí |
| Misa eInvoice | 400.000 – 700.000 | 1.000.000 | Miễn phí |
| Viettel Invoice | 450.000 – 750.000 | 1.000.000 | Miễn phí |
| FPT.eInvoice | 350.000 – 650.000 | 1.000.000 | Miễn phí |
| BKAV e-Hóa đơn | 300.000 – 600.000 | 1.000.000 | Miễn phí |
| E-Invoice | 400.000 – 700.000 | 1.000.000 | Miễn phí |
Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu 2026
VNPT Invoice – Giải pháp của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông
VNPT Invoice là nhà cung cấp lớn nhất thị trường với:
- Hạ tầng công nghệ ổn định và độ tin cậy cao
- Tích hợp tốt với các hệ thống ERP phổ biến
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7
- Chi phí cạnh tranh từ 500.000 – 800.000 VND/năm
So sánh 6 nhà cung cấp lớn – bảng tổng hợp
Bảng so sánh chi tiết các nhà cung cấp:
| Nhà cung cấp | Chi phí | Tính năng | Hỗ trợ | Độ tin cậy |
|---|---|---|---|---|
| VNPT Invoice | 500.000 – 800.000 | Cao | 24/7 | 5/5 |
| Misa eInvoice | 400.000 – 700.000 | Cao | Giờ hành chính | 4.5/5 |
| Viettel Invoice | 450.000 – 750.000 | Trung bình | 24/7 | 4.5/5 |
| FPT.eInvoice | 350.000 – 650.000 | Trung bình | Giờ hành chính | 4/5 |
| BKAV e-Hóa đơn | 300.000 – 600.000 | Thấp | Giờ hành chính | 4/5 |
| E-Invoice | 400.000 – 700.000 | Cao | 24/7 | 4.5/5 |
Bước đầu tiên là đánh giá hệ thống hiện tại và liên hệ 3 nhà cung cấp để nhận báo giá. Với hơn 700.000 doanh nghiệp đã chuyển đổi, hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
