Cách kê khai hóa đơn GTGT bán ra đúng quy định

Kê khai hóa đơn GTGT bán ra phải hoàn thành trước ngày 20 của tháng sau tháng phát sinh theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Đây là bước bắt buộc giúp doanh nghiệp xác định số thuế GTGT phải nộp hoặc được khấu trừ.

Quy trình kê khai thuế GTGT đầu ra

Quy trình kê khai thuế GTGT đầu ra là bước bắt buộc của doanh nghiệp khi bán hàng hóa/dịch vụ. Việc thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh bị phạt do chậm nộp.

Các bước kê khai thuế GTGT bán ra

Để kê khai thuế GTGT bán ra đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hóa đơn và chứng từ – Thu thập đầy đủ hóa đơn GTGT bán ra, chứng từ thanh toán, hợp đồng kinh tế. Theo Tổng cục Thuế, doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ ít nhất 10 năm theo quy định tại Thông tư 92/2015/TT-BTC
• Bước 2: Tổng hợp doanh thu và thuế GTGT – Phân loại doanh thu chịu thuế và không chịu thuế, tính tổng số thuế GTGT phát sinh. Năm 2025, Tổng cục Thuế ghi nhận có khoảng 85% doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khó khăn trong việc phân loại doanh thu
• Bước 3: Lập tờ khai thuế GTGT – Sử dụng mẫu số 01/GTGT hoặc phần mềm HTKK để lập tờ khai. Mẫu này được cập nhật hàng năm để phù hợp với chính sách thuế mới
• Bước 4: Nộp tờ khai và quyết toán thuế – Nộp qua cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp tại chi cục thuế. Theo thống kê của Tổng cục Thuế, hơn 70% doanh nghiệp đã chuyển sang kê khai điện tử từ năm 2024

Mẫu biểu kê khai thuế GTGT

Doanh nghiệp cần sử dụng các mẫu biểu chính thức do Tổng cục Thuế ban hành. Mẫu số 01/GTGT là mẫu chính để kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý. Mẫu này có cấu trúc gồm các phần: thông tin doanh nghiệp, doanh thu chịu thuế, doanh thu không chịu thuế, thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT phải nộp.

Để lấy mẫu biểu, doanh nghiệp có thể truy cập hóa đơn VAT để tải về các mẫu mới nhất và hướng dẫn chi tiết. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tham khảo hướng dẫn kê khai hóa đơn GTGT mua vào để hiểu rõ hơn về quy trình khấu trừ và đảm bảo tính chính xác trong kê khai. Để hiểu rõ hơn về quy trình khấu trừ VAT mua vào, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn khấu trừ VAT mua vào để đảm bảo tính chính xác trong kê khai.

Thời hạn và hình thức kê khai

Thời hạn kê khai: Ngày 20 tháng sau tháng phát sinh và hình thức kê khai: Có thể kê khai qua mạng hoặc trực tiếp là hai yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ.

Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT

Thời hạn kê khai thuế GTGT được quy định cụ thể như sau:

• Kê khai tháng: Trước ngày 20 của tháng sau. Ví dụ: Kê khai tháng 1 phải nộp trước ngày 20/2
• Kê khai quý: Trước ngày 20 của tháng sau quý. Ví dụ: Kê khai quý I phải nộp trước ngày 20/4
• Kê khai năm: Trước ngày 31/1 năm sau. Đây là thời hạn quyết toán thuế năm
• Trường hợp gia hạn: Cần có văn bản xin gia hạn từ cơ quan thuế. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể được gia hạn tối đa 15 ngày nếu có lý do chính đáng
• Hậu quả chậm nộp: Bị phạt 0,03%/ngày theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Nếu chậm 10 ngày sẽ bị phạt khoảng 0,3% trên số thuế chậm nộp

So sánh kê khai qua mạng vs trực tiếp

Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai hình thức kê khai:

• Kê khai qua mạng: Tiết kiệm thời gian, chi phí, nhận kết quả nhanh chóng. Theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2025, kê khai điện tử giúp giảm thời gian xử lý tới 70% so với phương thức truyền thống
• Yêu cầu kỹ thuật: Cần chữ ký số, kết nối internet ổn định. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế
• Thời gian xử lý: Kê khai điện tử được xử lý ngay lập tức. Hệ thống sẽ thông báo kết quả chấp nhận hoặc từ chối tờ khai
• Kê khai trực tiếp: Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, ít hóa đơn. Tuy nhiên, thời gian xử lý có thể kéo dài 2-3 ngày làm việc

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Chậm nộp thuế GTGT có thể bị phạt 0,03%/ngày là lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Lỗi kê khai và mức phạt

Các lỗi thường gặp khi kê khai thuế GTGT và mức phạt tương ứng:

• Chậm nộp: Bị phạt 0,03%/ngày, tương đương 10,95% mỗi năm. Nếu chậm 30 ngày sẽ bị phạt khoảng 0,9% trên số thuế chậm nộp
• Sai sót số liệu: Có thể bị truy thu thuế và phạt bổ sung. Theo quy định, mức phạt cho sai sót là 20% số thuế truy thu
• Thiếu hồ sơ: Cơ quan thuế có thể từ chối chấp nhận tờ khai. Doanh nghiệp cần bổ sung hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi được yêu cầu
• Cách tính tiền phạt: Dựa trên số thuế chậm nộp và số ngày chậm. Ví dụ: Chậm nộp 100 triệu đồng trong 10 ngày sẽ bị phạt 3 triệu đồng

Mẹo tránh sai sót khi kê khai

Để đảm bảo kê khai thuế GTGT chính xác, doanh nghiệp nên áp dụng các biện pháp sau:

• Kiểm tra lại số liệu trước khi nộp tờ khai. Nên có ít nhất 2 người kiểm tra để đảm bảo độ chính xác
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ ít nhất 10 năm theo quy định. Nên phân loại hồ sơ theo năm và theo loại chứng từ
• Sử dụng phần mềm HTKK để giảm thiểu sai sót. Phần mềm này được Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí và có tính năng kiểm tra lỗi tự động
• Cập nhật chính sách thuế thường xuyên. Chính sách thuế có thể thay đổi hàng năm, doanh nghiệp cần nắm bắt kịp thời

Một sai sót nhỏ trong kê khai có thể dẫn đến phạt 0,03%/ngày, tương đương 10,95% mỗi năm nếu không được xử lý kịp thời. Hãy kiểm tra lại tờ khai trước khi nộp và lưu trữ đầy đủ chứng từ để tránh rủi ro pháp lý.