68% doanh nghiệp vừa và nhỏ cần mua há đơn để đảm bảo hợp pháp hoá đơn trong hoạt động kinh doanh. Việc mua há đơn không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và minh bạch.
- Mua há đơn đầu ra để xuất cho khách hàng, há đơn đầu vào để hạch toán chi phí
- Há đơn điện tử là bắt buộc từ 2026, tiết kiệm 40% thời gian so với há đơn giấy
- Cần kiểm tra mã số thuế, ngày cấp và chữ ký trước khi mua để tránh rủi ro pháp lý
Các loại há đơn doanh nghiệp cần mua
Há đơn đầu ra: Xuất cho khách hàng và đối tác
- Há đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho hàng hoá/dịch vụ: Là loại há đơn chính để xuất cho khách hàng trong giao dịch thương mại, áp dụng thuế GTGT theo quy định
- Há đơn bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ: Sử dụng cho các doanh nghiệp có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm hoặc không thuộc diện nộp thuế GTGT
- Há đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Bắt buộc từ 2026, thay thế há đơn giấy với nhiều tiện ích và tính năng bảo mật cao hơn
Há đơn đầu vào: Mua từ nhà cung cấp để hạch toán chi phí
- Há đơn mua hàng hoá, dịch vụ: Dùng để hạch toán chi phí mua vào của doanh nghiệp, là căn cứ để kê khai thuế GTGT đầu vào
- Há đơn thuế GTGT đầu vào: Là bằng chứng để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đã nộp khi mua hàng hoá, dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh
- Há đơn điện tử từ nhà cung cấp: Ngày càng phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu trữ so với há đơn giấy
Quy trình mua há đơn đầu ra cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định nhu cầu và loại há đơn cần mua
Doanh nghiệp cần đánh giá quy mô và ngành nghề kinh doanh để xác định số lượng há đơn cần thiết. Theo thống kê 2026, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần 50-100 há đơn/tháng, trong khi doanh nghiệp lớn cần 200-500 há đơn/tháng. Há đơn điện tử tiết kiệm 40% chi phí in ấn và lưu trữ so với há đơn giấy — bán hóa đơn.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp há đơn uy tín
- Kiểm tra mã số thuế và giấy phép kinh doanh: Xác minh thông tin đăng ký kinh doanh và tư cách pháp nhân của nhà cung cấp
- Xác minh lịch sử cung cấp há đơn: Tìm hiểu uy tín và thời gian hoạt động của nhà cung cấp trên thị trường
- So sánh giá và chính sách hậu mãi: Đánh giá chi phí và các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng
Bước 3: Thực hiện giao dịch và nhận há đơn
Thanh toán có thể thực hiện qua chuyển khoản hoặc tiền mặt tuỳ theo thoả thuận. Há đơn điện tử sẽ được gửi qua email, trong khi há đơn giấy nhận trực tiếp. Sau khi nhận, doanh nghiệp cần lưu trữ và sắp xếp theo thời gian để thuận tiện trong quản lý và tra cứu.
Lưu ý pháp lý khi mua há đơn cho doanh nghiệp
Kiểm tra tính hợp pháp của há đơn trước khi mua
- Xác minh mã số thuế và giấy phép kinh doanh: Đối chiếu thông tin với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế để đảm bảo nhà cung cấp hợp pháp
- Kiểm tra ngày cấp và số liên trên há đơn: Đảm bảo há đơn còn hiệu lực và không bị tẩy xoá, sửa chữa trái phép
- Đối chiếu với cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế: Sử dụng các công cụ tra cứu trực tuyến để xác thực thông tin há đơn
Rủi ro và hậu quả khi mua há đơn bất hợp pháp
Việc sử dụng há đơn giả mạo hoặc bất hợp pháp có thể bị phạt tiền từ 20-200 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị truy thu thuế và tiền chậm nộp. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Lưu trữ và quản lý há đơn đúng quy định
- Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán: Đây là thời hạn bắt buộc để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quyết toán thuế
- Sử dụng phần mềm quản lý há đơn điện tử: Giúp tự động phân loại, tìm kiếm và báo cáo nhanh chóng
- Định kỳ kiểm tra và đối chiếu số liệu: Thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý để phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót
Việc mua há đơn hợp pháp và đúng quy định là yếu tố then chốt để doanh nghiệp hoạt động minh bạch và bền vững. Từ năm 2026, há đơn điện tử trở thành bắt buộc, doanh nghiệp nên chủ động chuyển đổi để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
